Osoby prywatne, instytucje, przedsiębiorcy chcący przyjąć uchodźców z Ukrainy powinny zgłosić swój akces mailowo na adres: ukraina@muw.pl. Zgłoszenie powinno zawierać: dane kontaktowe (telefony), dokładną lokalizację obiektu (adres), liczbę miejsc w danym obiekcie wraz z liczbą osób, które mogą zostać przyjęte w tym miejscu, koszty, termin – od którego wskazana liczba miejsc będzie dostępna, czas – na jaki możliwe jest wykorzystanie danego obiektu na wskazane cele, informację o możliwości wyżywienia w danym obiekcie z uwzględnieniem ciepłych posiłków i dane osoby koordynującej.